Déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels (DFS) attention au risque URSSAF !
BGH vous informe : fermeture de nos bureaux
Comme indiqué dans notre note de juin 2021, le BOSS (Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale) a modifié les règles relatives à la déduction pour frais professionnels, une tolérance est admise en 2022 pour permettre aux entreprises de se mettre en conformité, mais de nouvelles obligations seront impérativement à remplir au 1er janvier 2023.
En effet, le dispositif de la DFS permet à l’employeur d’appliquer un abattement sur l’assiette des cotisations de sécurité sociale (de 5% à 40% selon les métiers concernés), dans la limite de 7 600 € par an, sans que l’assiette de cotisations ne puisse être inférieur au SMIC.
Si l’employeur pratique cette déduction, il doit préalablement réintégrer dans l’assiette des cotisations les frais professionnels, l’assiette des cotisations correspond donc au salaire brut, majoré de ces remboursements, le tout étant abattu du pourcentage de DFS applicable.
CONDITIONS DE MISE EN ŒUVRE DE LA DFS
Pour rappel, l’abattement pour frais professionnels, également appelé déduction forfaitaire spécifique (DFS), concerne certaines catégories de salariés strictement définies dans l’article 5 de l’annexe IV du Code Général des impôts, notamment :
- Apprentis et ouvriers du bâtiment,
- Chauffeurs des entreprises de transport routiers,
- Artistes, Journalistes et rédacteurs,
- Conducteurs d’engins et de camions d’entreprises dans les travaux publics,
- Etc…
Cette pratique peut bénéficier à ces catégories de salariés, mais cette appartenance ne suffit plus !
Le salarié devra engager des frais dans le cadre de l’exercice de son activité professionnelle et l’employeur doit être en mesure de prouver que le salarié engage effectivement des frais qui ne sont pas intégralement remboursés par la société.
Il peut s’agir d’un montant réel de frais de transport, déplacement, repas ou de tout autres frais pouvant être considérés comme étant professionnels, l’employeur doit disposer de ces justificatifs, à défaut la DFS ne pourra être appliquée.
Sur ce constat, en cas d’absence ou de congés rémunérés ou non au cours d’un mois complet, la DFS n’est pas admise. De même, si aucun justificatif de dépense effectué par le salarié n’a été transmis à l’employeur, la DFS ne pourra pas être appliquée sur le mois concerné.
Le salarié doit donner son accord pour l’application de la DFS
En effet, la DFS permet de diminuer l’assiette des cotisations de Sécurité sociale et de retraite complémentaire pour le salarié et l’employeur. Le salarié perçoit donc un salaire net légèrement plus important, toutefois, cotisant sur une assiette de cotisations réduite, cela a un impact sur ses droits en matière de retraite, et sur les IJSS perçues en cas d’accident du travail ou de maladie.
Il est donc indispensable de recueillir le consentement des salariés et de les informer des conséquences de l’application de la DFS sur leurs droits, à l’appui d’une note d’information claire et non équivoque.
ATTENTION AU RISQUE URSSAF
A compter du 1er janvier 2023 il sera difficile d’appliquer la DFS sans en réunir scrupuleusement les conditions précitées, sous peine de s’exposer à un redressement URSSAF.
Impact sur la paie et anticipation du risque URSSAF
Dès 2023 et afin d’établir les bulletins depaie en concordance avec ces nouvelles exigences, il sera indispensable de nous indiquer pour les salariés ayant choisi l’option de l’abattement, si des justificatifs de dépenses ont été transmis par le salarié, ainsi que le montant des dépenses engagées.
Dès janvier 2023, ces éléments devront nous être transmis avec les variables mensuelles de paie.
Les justificatifs de frais professionnels que le salarié vous aura transmis seront à conserver dans vos archives.
A défaut, et si aucune information sur ce point nous est donnée, l’abattement ne sera pas appliqué.
Il est donc indispensable d’alerter d’ores et déjà vos salariés sur ces nouvelles pratiques et leurs nouvelles obligations professionnelles s’ils souhaitent bénéficier de l’abattement pour 2023.
Procédure de dénonciation
Si, suite à ce durcissement opéré par le BOSS et les contrôles de plus en plus fréquents de l’Urssaf, vous ne souhaitez plus proposer ce dispositif à vos salariés, il est possible de dénoncer l’usage mis en place.
En effet, même si cette pratique permet en théorie une augmentation du pouvoir d’achat immédiatement, il s’avère que tous les frais professionnels payés et avancés par les salariés doivent être réintégrés dans la base brute servant de calcul aux cotisations. Or, cela réduit considérablement le net à payer et donc l’impact positif du dispositif.
Une remise en cause est donc possible sous réserve de dénoncer l’usage en vigueur en appliquant la procédure prévue par les dispositions légales :
- Consultation des représentants du personnel, le cas échéant,
- Information individuelle des salariés,
- Respect d’un délai de prévenance (entre 3 et 6 mois).
Il est donc tout à fait possible de prévoir d’ores et déjà une dénonciation de cette pratique afin que celle-ci soit effective au 1er janvier 2023, date annoncée pour le durcissement des contrôles.
La DFS peut se révéler moins intéressante que par le passé, en devenant plus contraignante et plus coûteuse pour l’entreprise, alors qu’elle minore certains droits des salariés.
Notre service Expertise Sociale reste à votre disposition pour vous conseiller sur ce point, et vous permettre de faire le bon choix en 2023 !