BGH vous informe : logiciels de caisse
Nous vous rappelons vos obligations légales en matière de tenue de caisse.
1. Obligation de détention d’une caisse informatisée ?
Il n’y a pas d’obligation d’avoir une caisse enregistreuse, néanmoins, nous ne saurions que trop vous recommander de vous équiper d’une caisse enregistreuse informatisée (avec système de sauvegarde) si vous n’en disposez déjà.
En effet, les commerçants ont l’obligation de produire aux services fiscaux (en cas de contrôle fiscal) le détail de chaque vente.
- Ainsi, s’il y a une caisse enregistreuse, il faut rééditer tous les tickets sur les années contrôlées (généralement 3 ans + l’année en cours).
- Attention, le « Z » mensuel ne suffit pas, il faut produire le détail de chaque vente (une vente = un ticket).
- De plus, toutes les caisses enregistreuses ne donnent pas la possibilité de rééditer postérieurement ces tickets (dans certaines caisses les données sont effacées à chaque remise à zéro de fin de journée) => dans ce cas il faut éditer le double au moment où la vente est saisie sur la caisse.
- A défaut de caisse enregistreuse, il faut transmettre les doubles de toutes les notes manuelles.
Pour être reçues comme justificatifs probants au regard de l’administration fiscale, ces notes manuelles ou tickets de caisse doivent être correctement rédigés avec, notamment, la dénomination des produits vendus, le prix par taux de TVA, le prix TTC, la date….et doivent être numérotés selon des séries continues.
En effet, l’article 286 alinéa 3 du CGI qui autorise les commerçants à comptabiliser globalement en fin de journée les opérations au comptant d’un montant inférieur à 76 € ne dispense pas les intéressés de produire les pièces détaillées de nature à justifier du montant desdites recettes.
Le défaut de production de ces pièces peut entrainer un rejet de comptabilité et une reconstitution du chiffre d’affaires par l’administration (notamment par la méthode des quantités …), ce qui peut engendrer un rappel d’impôts et taxes. En effet, les facteurs d’exploitations et autres spécificités propres à l’entreprise ne sont plus pris en compte et de surcroît, cela génère des pénalités de mauvaise foi taxées à 40 % ainsi qu’une suspicion de distribution occulte des montants reconstitués à imposer à l’impôt sur les revenus du dirigeant (double peine).
2. Les nouvelles obligations pour les détenteurs d’une caisse informatisée
Afin de lutter contre la fraude à la TVA, liée à l'utilisation de logiciels permettant la dissimulation de recettes, la loi de finances pour 2016 instaure l'obligation, depuis le 1er Janvier 2018, pour les commerçants et autres professionnels assujettis à la TVA, d’utiliser un logiciel ou système informatisé sécurisé et certifié.
Cette obligation concerne tous les professionnels qui utilisent un système informatisé comptable, un système de gestion commerciale et d’encaissement qui enregistrent des données concourant à la détermination du résultat comptable. Sont ainsi notamment ciblés par cette obligation les systèmes de caisse permettant l’enregistrement des opérations d’encaissement de ventes et de prestations de services.
Depuis le 1er janvier 2018, les entreprises devront être en mesure de fournir, aux agents de l’administration fiscale qui en font la demande, une attestation ou un certificat garantissant que leurs systèmes de caisse respectent les conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage.
Le logiciel devra ainsi être certifié soit par une attestation individuelle remise par l'éditeur du logiciel, soit par un certificat délivré par un organisme accrédité. Ce document doit être demandé par l’assujetti à l’éditeur du logiciel ou du système de caisse au moment de l’achat de celui-ci. Il devra être conservé par l’assujetti afin de pouvoir le produire en cas de contrôle inopiné par l’administration fiscale.
L’attestation individuelle se compose de 2 volets :
- Volet 1 - Partie à remplir par l'éditeur du logiciel de comptabilité ou de gestion ou du système de caisse
- Volet 2 - Partie à remplir par l'entreprise qui acquiert et utilise le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système de caisse
L’absence d'attestation ou de certificat sera soumise à une amende de 7 500 € par logiciel ou système non certifié, et le contrevenant devra régulariser sa situation dans les 60 jours.
Afin de respecter votre obligation, nous vous recommandons, dès à présent, de vous rapprocher d'un
- acquérir le logiciel sécurisé ;
- obtenir le certificat de conformité ;
- et vous former à la bonne utilisation de l'outil.
Nous vous recommandons, de vous assurer que vous seriez en mesure de produire le cas échéant l’exhaustivité de ces documents.
Pour ce faire, nous vous demandons de nous transmettre une copie de l’attestation ou du certificat de conformité.
Nous restons à votre écoute pour tout complément d’information.