Les mentions obligatoires des factures

Quelles sont les règles concernant la forme de la facture ?
Une facture est une note détaillée de services réalisés ou de marchandises vendues. Elle doit répondre à un certain nombre d'obligations concernant la forme :

• être rédigée en langue française
• être établie en 2 exemplaires, dont l'original pour le client
• comporter un certain nombre d'indications détaillées ci-dessous.

Factures dans une monnaie et langue étrangères
Une entreprise établie en France peut également sous certaines conditions :

• facturer dans une monnaie étrangère sous réserve que la devise étrangère soit reconnue internationalement et convertible (dollar ou livre sterling par exemple) et que la réintégration dans la comptabilité de l'entreprise se fasse en euros.
• rédiger la facture dans une langue étrangère (dans ce cas, l'administration peut exiger la traduction certifiée par un traducteur juré, pour contrôle).

Factures : quelles sont les mentions obligatoires ?

• La date de la facture
• La date à laquelle la facture est émise doit obligatoirement être mentionnée.
• Le numéro de la facture. Il s'agit d'un numéro unique pour chaque facture, qui est basé sur une séquence chronologique et continue, et doit apparaître sans « trou », une facture ne pouvant être supprimée. La numérotation peut éventuellement se faire par séries distinctes (par exemple avec un préfixe par année), si les conditions d'exercice le justifient.
• La date de la vente ou de la prestation de service. Il s'agit de la date où est effectuée (ou achevée) la livraison des biens ou la prestation de service.
• L'identité du vendeur ou du prestataire de services
• Les informations suivantes doivent figurer sur la facture :
  • la dénomination sociale (ou nom et prénom pour un entrepreneur individuel),
  • l'adresse du siège social et l'adresse de facturation (si différente),
  • le numéro de Siren ou Siret, le code NAF, la forme juridique et le capital social (pour les sociétés), le numéro RCS et ville du greffe d'immatriculation (pour les commerçants), le numéro au répertoire des métiers et département d'immatriculation (pour les artisans).
• L'identité de l'acheteur ou du client. Il s'agit ici de la dénomination sociale (ou nom pour un particulier), de l'adresse du client (sauf opposition pour un particulier), et de l'adresse de facturation si différente, ainsi que de l'adresse de livraison.
• Le numéro du bon de commande. Mais uniquement s'il a été préalablement émis par l'acheteur.
• Le numéro d'identification à la TVA. Doit apparaître ici le numéro d'identification à la TVA du vendeur et du client professionnel (seulement si ce dernier est redevable de la TVA). Ces mentions ne sont pas obligatoires pour les factures dont le montant hors taxe est inférieur ou égal à 150 €.
• La désignation et le décompte des produits et services rendus. La nature, marque, et référence des produits doivent être mentionnés ainsi que les matériaux fournis et la main d'œuvre pour les prestations. De même, la dénomination précise, la quantité, le prix unitaire hors taxes et le taux de TVA ajoutée, ainsi que les éventuelles remises et autres rabais doivent apparaître.
• Le prix catalogue. Il s'agit du prix unitaire hors TVA des produits vendus ou taux horaire hors TVA des services fournis.
• Le taux de TVA légalement applicable. Notamment si différents taux de TVA s'appliquent, ils doivent apparaître de manière claire par lignes.
• L'éventuelle réduction de prix. Sont concernés ici les rabais, ristournes, et remises à la date de vente ou de la prestation de service, à l'exclusion des opérations d'escompte non prévues sur la facture. La somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC). Bien évidemment, les sommes hors taxes et toutes taxes comprises doivent apparaître obligatoirement sur la facture.
• L'adresse de facturation. Mais uniquement si elle est différente de celle du siège social de l'entreprise.
• Les informations sur le paiement. Doivent obligatoirement figurer :
  • la date à laquelle le paiement doit intervenir ou le délai de paiement
  • les conditions d'escompte en cas de paiement anticipé
  • les taux de pénalités en cas de non paiement ou de retard de paiement (40 €).
• L'existence et la durée de la garantie légale de conformité de 2 ans pour certains biens. Depuis le 1er juillet 2021 les documents de facturation doivent mentionner l'existence et la durée de la garantie légale de conformité de 2 ans minimum pour les catégories de biens déterminés par le décret n° 2021-609 du 18 mai 2021. Notez que le décret exclut les biens vendus dans le cadre d’un contrat conclu à distance ou hors établissement.

Factures : quelles sont les mentions particulières ?
D'autres mentions doivent être inscrites sur la facture selon les cas particuliers suivants :

• Le vendeur ou prestataire est membre d'un centre de gestion ou d'une association agréée. Ajouter la mention : « Membre d'une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté ».
• Le vendeur a un régime de franchise de TVA. Ajouter la mention « TVA non applicable, art. 293 B du Code général des impôts ».
• Le sous traitant ne déclare plus la TVA (sous conditions), c'est l'entreprise principale qui la déclare (autoliquidation de la TVA). Mention « auto-liquidation de la TVA ». Indiquer qu'il s'agit d'un « montant hors taxe ».
• Les artisans ou les micro-entrepreneurs exerçant une activité artisanale pour laquelle une assurance professionnelle est obligatoire

Mention de l'assurance souscrite au titre de l'activité.
 
Mentions Spécifiques Livraisons de biens et de services Hors France (Cadre général hors Spécificités)
Livraisons de biens et de services Hors France  (Sauf notamment les opérations triangulaires, les services fournis par voie électronique hors U.E)
Livraisons intracommunautaires : les assujettis qui réalisent une opération bénéficiant d'une mesure d'exonération de TVA  (exemple : livraison intracommunautaire visée au I de l'article 262 ter du CGI) doivent mentionner sur la facture les dispositions du CGI ou celles de la directive 2006/112/CE du Conseil du 28 novembre 2006 relative au système commun de taxe sur la valeur ajoutée qui justifient l’application d'une telle mesure (CGI, ann. II, art. 242 nonies A, I-12°).
Lorsque l’acquéreur ou le preneur est redevable de la taxe, porter la mention "Autoliquidation".
Les exportations : il doit être porté sur la facture une mention du type « exportation exonérée » ou « exonération article 262,  I CGI » ou « exonération article 146 de la directive 2006/112/CE du 28 novembre 2006 »
Les exportations :
Il doit être porté sur la facture une mention du type « exportation exonérée » ou « exonération article 262,  I CGI » ou « exonération article 146 de la directive 2006/112/CE du 28 novembre 2006 »
 
Les mentions à inscrire sur les factures
Livraison de Biens
- Exportation : Exonération TVA, article 262.I du CGI ou rappel de la directive 2006/112/CE du  Conseil du 28 novembre 2006 relative au système commun de taxe sur la valeur ajoutée
Les mentions à inscrire sur les factures
- Intracommunautaire : Exonération TVA, article 262 ter.1 du CGI ou rappel de la directive 2006/112/CE du Conseil du 28  novembre 2006 relative au système  commun de taxe sur la valeur ajoutée et mention "Autoliquidation"
Livraison de Services
- Exportation : Exportation Exonérée article 262 du CGI
- Intracommunautaire : Exonération TVA article 283-2 du CGI et mention " Autoliquidation"
Attention : Dans tous les cas : le vendeur doit toujours s’assurer de l’existence et de la validité du n° d’identification qui lui est communiqué par l’acquéreur (vérification possible sur le site : « ec.europa.eu » à l’adresse : http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/)
 
Factures électroniques : comment ça fonctionne ?
La facture peut être émise par voie électronique sous réserve que l'acheteur formalise son acceptation. Dans tous les cas, le contenu d'une facture dématérialisée doit correspondre à celui d'une facture papier comportant strictement les mêmes mentions obligatoires.
Par ailleurs, notez que depuis le 1er janvier 2020, dans le cadre des marchés publics, la facturation électronique est obligatoire pour les entreprises. 
Enfin, comme mentionné en introduction de cet article, l’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 (prise sur le fondement de l’article 195 de la loi de finances pour 2021) va généraliser la facturation électronique dans les échanges entre entreprises assujetties à la TVA. Le déploiement sera progressif entre 2024 et 2026. 
 
Quelles pénalités pour les infractions aux règles de facturation ?
Les entreprises ne respectant pas les règles de facturation s'exposent aux amendes suivantes :

• une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte. Toutefois le montant de l'amende ne peut excéder le 1/4 du montant de la facture.
• une amende administrative de 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale. Cette amende pouvant être doublée en cas de réitération de la faute dans un délai de 2 ans à compter de la 1ère sanction.

Factures : quels sont les délais de conservation ?
Les factures doivent être conservées pendant 10 ans, en leur qualité de pièces comptables. Elles peuvent être conservées sous format papier ou électronique.